什麼是庫存管理?小型零售商最有效的節流方法

By | 2019-02-22T10:44:11+08:00 一月 8th, 2019|Categories: 新手開店快速上手|Tags: , |0 條評論

一套好的庫存管理,可以為店家帶來什麼?小型零售商生存的必要條件之一,就是可以依靠金流帶動金流,不被金流勒的喘不過氣。而囤積的庫存就是零售商的隱形殺手,越多積壓的庫存,代表手上無法被使用的現金越多,對店家的壓力也就越大。

而庫存管理,就能有效的解決以上的問題。許多人會覺得,只有商品數量又多又雜的時候,才需要管理庫存。其實商品總數多有多的管理方法,少有少的管理方法。但兩者相同的是,有效的管理都能使商店的金流更健康。

什麼是庫存管理?

零售商的庫存管理,可以分為庫存的動向與庫存的狀況兩方面來進行管理。

  • 庫存的動向:指所有庫存動態的進與出,例如新品進貨、商品售出、顧客退換貨、囤貨等等動作。
  • 庫存的狀況:指單一商品庫存或整體庫存的狀態,例如暢銷商品與滯銷商品、特價清倉商品區、過季商品等的控管。

也就是說,管理庫存,便是能夠掌握商品從進貨到賣出的整體流程,並了解商品的狀態,以保證商店的經營,加速資金周轉。聽起來要管理庫存相當困難,在我們了解如何簡單快速的管理之前,先來了解管理的好處,與不管理的壞處。

導入庫存管理的優點

1.節省資金

有效管理能避免庫存造成的資源浪費,例如商品過期(保養品、食品等),不能出售的商品(過季服飾、流行趨勢已過的飾品等)。

有些零售商會購入當下最流行的商品來賣,例如韓劇爆款耳環。但這種趨勢來的快去的快,如果錯估市場需求量或沒有及時賣出,便會變成一批難以銷售的庫存。

2.分析銷售狀況與預測

庫存的歷史紀錄將有效的幫助你分析店面是否賺錢及賺錢的原因。也可以分析哪些商品熱賣,哪些商品滯銷,或是怎麼樣的促銷方式為你帶來了巨大的利潤。在進貨新品或補貨時,過去的庫存紀錄也能幫助你精準的下訂單,讓資金運轉更靈活。

3.避免出現讓顧客不高興的突發狀況

缺貨、備貨時間長、缺尺碼缺顏色都會讓滿心期待的顧客失望,進而影響商品的銷售。而管理庫存可以幫助你在第一時間知道哪些商品缺貨中,也可以清楚的告知顧客商品抵達他們手上的預期時間,加強顧客購物的信心。

4.改善現金流

庫存是一批已經用現金交換而來的產品,只有將商品賣出,現金與利潤才會回到你的手中。當商品躺在倉庫裡時,老闆能動用的現金就會受到限制。健康的金流狀況應該是先由一筆資金買進庫存,再將這筆庫存賣出的利潤轉換成另一批貨的資金,並持續保持這個正循環。

而利用庫存管理系統,你會知道每一次應該押多少的貨,預測何時商品會被賣完,資金才能被更靈活的運用在其他賺錢的方法上。

相對的,沒有管理庫存的習慣,就會造成不確定目前手上的庫存到底等於多少現金、無法預測每次進貨時應該進貨的數量、容易在顧客訂貨時才發現缺貨而急急忙忙、無法掌握庫存的有效期限或錯過販售的最佳黃金時間等等。

庫存管理的方法

步驟一、了解現有庫存,便開始記錄庫存動態

如果你還沒開始管理庫存或是即將開始,那首先需要先了解庫存狀況,並開始記錄庫存動向。首先盤點手上存有的庫存,釐清目前庫存的持有狀況。接著,你需要記錄每一筆進貨與售出的情況。這些數據資料在之後會有相當大的幫助。

(WAPOS商品庫存後台報表)

步驟二、為商品制定最低庫存

什麼是最低庫存?最低庫存是一條警示線,當商品庫存量低於最低庫存量時,就可以向廠商叫貨。這可以防止商品出現斷貨與缺貨的狀況。

你也可以為不同商品制定不同的最低庫存量,商品會有不同的銷售速度與叫貨到貨時間,並可以根據不同狀況做調整。

步驟三、根據商品性質為商品制定銷售順序

不同性質商品適合不同的管理方式,例如有保存期限的商品,就應該以先進貨商品先賣出的方式販售,而單價較低但銷售穩定的消耗品,則適合大量囤貨以壓低進貨價。不同商品屬性有不同的賣法,將商品進行分類,並以不同的方式管理。

庫存管理
(先進先出示意圖)

步驟四、為緊急狀況制定應變策略

偶爾會出現一些緊急的狀況,提前預想可能遇到的問題並制定策略,能讓你在真正碰到時更得心應手,也可以教育員工該如何應變。例如:

  • 商品大爆款,倉庫卻來不及補足庫存量。
  • 急需進貨一批商品時,卻發現手頭的現金流不足。
  • 發現庫存計算錯誤導致無法及時發貨給客人或其他狀況。
  • 滯銷商品佔用倉庫大部分空間,導致為高峰期採購的商品沒地方可以放。
  • 供應商無預警的無法供貨,或是出現質量、時間等問題。

步驟五、定期檢查

記錄了庫存動態後,你還需要定時記錄商品數量,確保掌握最正確的庫存狀況。定期的盤點能幫助了解庫存的記錄是否有錯誤。你可以選擇一個月到一個季度盤點一次,如果你覺得盤點相當麻煩,至少確認高單價的商品數量,將損失降到最低。

步驟六、檢視商品狀態及預測

在完成了上述五項步驟後,你會得到一份相當完整的資料,這份資料能幫助我們對商店的營業狀況進行分析,並有根據的預測未來該如何經營。找出暢銷與滯銷的商品,或是觀察促銷活動的成效,都能協助老闆思考商店經營的方向,或是檢視金流狀況是否健康。

(WAPOS商品類別報表)

協助管理庫存的工具

這些步驟執行起來並不容易,所以需要一些工具或方法來輔助你完成。當庫存數量較小,或者你是代購、連線性質的店家時,可以利用Excel公式來輔助你完成庫存的統計。

但當你的商店有一定的規模或巨大的資料量時,你可以考慮導入一套庫存管理系統,來自動化管理庫存的問題,讓系統自動處理。

自動庫存系統所需的費用較高,但你可以省下許多時間,且保證資料與數量不出錯。如果你想要導入一套新的管理系統,最好能選擇在比較不繁忙的月份,來找尋適合的軟體並導入,以確保商店及員工有足夠的時間來適應新的管理方式。

了解專為零售設計的庫存管理工具

[結語]

開始管理商店庫存永遠不嫌晚,你可以循序漸進的活用我們提供的管理方法,例如先從了解商店有多少庫存量,並落實記錄庫存的進出動態。或是增加一筆預算,來導入適合的工具。找到被庫存藏起來的現金流,來幫助商店營運的更順暢。

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