什麼是POS系統?為什麼要引進POS系統?

By | 2018-12-04T16:22:29+00:00 五月 24th, 2018|Categories: POS系統小知識|Tags: , |0 條評論

你知道什麼是POS系統嗎?POS系統的全名為 Point of Sale,中文名為銷售時點信息系統。是指由硬體與軟體組成,能夠協助處理店家店務的一套系統。例如收銀、盤點、營業報表等。透過POS系統,店家能夠提高營運效率,節省成本開銷。而根據數據資料顯示,使用POS系統能夠為你帶來:

  • 減少30%員工處理店務的工時
  • 透過分析進銷存及掌握庫存,每年節省4%開銷
  • 有效掌握顧客消費動向及喜好,鞏固超過10倍的顧客喜愛度

下面我們介紹了POS系統的組成與功能,你可以了解POS系統在店中擔任的角色以及使用的好處。

 

POS系統與收銀機的差別

POS系統和收銀機又有什麼差別呢?

收銀機是一款硬體,僅支援收銀結帳的功能,也就是透過收銀機,你只能完成商品結帳即開發票、收據的動作。

而POS是一套全面性的系統,除了收銀之外,你可以透過POS系統完成例如餐飲業的點餐、訂位,或是零售商的庫存管理、盤點。此外,POS系統能統整所有的營運資料並整理成報表,供老闆分析店面收支狀況、熱銷品項等。

 

POS系統的組成 – 軟體與硬體

一般我們將POS系統分成軟體和硬體兩部分來討論。軟體,即整套POS系統的核心,透過軟體能夠即時紀錄銷售資訊,並整理成相關報表。硬體,是配合軟體的周邊品項,透過不同硬體能夠完成其他周邊作業。例如標籤列印機、掃描槍等。

系統軟體

軟體可分為直接導入的POS軟體,及APP兩種。第一種類似於你購買的Office,廠商會直接將系統灌入你的電腦中。另一種則是類似於你下載的手機APP,透過智慧型手機、平板等設備裝載APP,下載後直接使用。

兩者最大的差異一則是資料保存方式:導入型的資料會直接存放於你的電腦中,資料不會於其他地方存有備份。APP的資料則保存於雲端,資料將被保存於遠端主機當中,若硬體出現故障時資料將不受影響。

另一則是系統維護方式。導入型POS由工程師寫完程式後直接安裝於個人電腦中,若該軟體需要做維護或是更新,工程師必須針對個別機台做分析並修理。而APP工程師可透過遠端進行維護,軟體有新功能或維護,使用者透過更新就能使用最新版本的軟體。

進一步了解:買斷POS與iPad POS有什麼不同?

 

系統硬體

硬體一般根據店面的需求,再另外和軟體做搭配。常見的硬體有下面幾種:

pos 系統
常用POS系統硬體簡表

 

POS系統的功能與使用好處

許多人導入POS系統,就是為了能提高營運效率,透過自動化管理來協助店務。而為了實現這點,POS系統具有下列功能,能協助你做到:

銷售紀錄

假如你開了一間服飾店,每天有約十筆的銷售,像這樣每天用紙筆紀錄聽起來好像沒什麼。但是累計下來,一年就會有3650筆的銷售紀錄,其中各項的收入、售出商品也都不相同。

試想你要計算每個月的淨盈利、成本,需要將超過「3000筆資料」輸入進電腦後拉表格。這樣聽起來就很可怕了吧?更不用提當中若出現退換貨、預定商品、部分付款的狀況,或是折扣活動、又或是最糟的情況:你的紙筆帳本搞丟了。

POS系統透過電腦自動保存銷售紀錄,你可以隨時檢視任何一筆資料,並保證這些資料不會出現人工計算錯誤的情況。電腦也會自動將這些資料轉化成表格,整理成銷售報表。

你可以自定義日期如一個月、三個月、一年,來檢視店面實際營收狀況或做交叉比對,又或是使用進階報表分析各商品的銷售狀況。利用POS系統,你可以輕鬆收看正確且清楚的銷售資訊。

(WAPOS銷售紀錄示意圖)

   

客戶管理

今天你的店面有一小批忠實顧客,你想為這些人舉辦一些小小的優惠活動。當你透過紙本紀錄會員資料時,想辦優惠活動會變得相當麻煩。不論活動是依據消費累積金額,或是會員生日。

在寄發優惠資訊時,你也需要再次的找到各別顧客的手機號碼。又或者因為沒有使用POS系統,所以沒有舉辦相關的優惠活動,便直接錯失了鞏固顧客的大好機會。

透過POS系統,你可以查看每位顧客在一年內累積的消費達多少,或是檢視顧客的生日來提供生日折扣,其他顧客消費高峰時段、喜愛商品、顧客習慣付款方式等也都能透過POS系統紀錄。

透過POS系統幫助你做好行銷分析,利用這些顧客資訊來刺激客人一次又一次的到你的店裡消費。

(WAPOS員工管理示意圖)

庫存控管

如果你今天開了一間飾品店,最大的困擾大概就是幾百項商品的管理。首先你透過紙筆或電腦紀錄了幾百項商品的名字,進貨時在一旁紀錄進貨日期及進貨數量,盤點時再拿出銷售紀錄統計實際銷售的數量,再點清庫存剩餘數量是否相符。這過程用想的都很辛苦對吧?而你要將這步驟重複做幾百次。

透過POS系統,每一項商品的進貨、銷售、盤點都能透過POS系統進行。你可以利用條碼記錄商品資訊,只需要掃描條碼就能檢視商品販售情況及數量、商品庫存、各通路販售數量、商品盤點。而透過後台,你還可以觀察庫存數量來決定什麼時候叫貨,需要叫哪些貨。

其他店務

開店遇到開發票或收據的情況時,有許多人選擇開立傳統型發票或收據(例如手寫的三聯式發票)。這些發票不但不能開錯,顧客拿著也覺得相當麻煩。

但是透過POS系統,發票的開立與結帳一併完成,同時將發票號碼、開立時間等資訊傳送至後台,若出現空白發票或作廢發票的情況POS系統也能完整紀錄,讓發票報稅這件事簡單得多。

又或者管理員工時利用打卡鐘,每月需要一張一張的計算實際時數並結算薪水,其實這些你都可以利用POS系統完整紀錄,甚至不需要另外添購打卡鐘。

  

選擇一套合適的POS系統

引進POS系統能夠節省你相當多的時間,利用這些時間你可以完成其他更多的事情例如出國帶貨、或是考慮販售更多的商品。但是挑選POS系統時,你需要選擇一套功能合適的POS系統。例如餐飲業有餐飲專屬的功能,零售業有零售專用的功能,你可以多方比較並選擇提供試用的POS廠商,衡量這一套系統到底對自己的店務有沒有幫助。

   

WAPOS從創始至今已經協助了超過200間台灣的服飾零售店面成長,了解我們的POS系統如何幫助中小店家。

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